Proces registrácie udáva tón každému podujatiu, preto je veľmi dôležité venovať pozornosť tomuto často prehliadanému aspektu. Hoci tradičné metódy registrácie stále fungujú, objavujú sa nové trendy, ako napríklad digitalizácia, aróma marketing či udržateľnosť, ktoré zlepšujú zážitok z príchodu na event.
Prečo je registračná časť dôležitá
Registračná časť je vstupnou bránou pre účastníkov a pôsobí ako prvý dojem eventu. Prebieha tu privítanie, proces registrácie a spravujú sa tu údaje o hosťoch. Dobre organizovaná registrácia udáva tón podujatia. Bez dobre štruktúrovaného procesu registrácie môže aj to najlepšie naplánované podujatie poznačiť zmätok, meškanie a nespokojnosť účastníkov.
Ako by mala vyzerať moderná registračná časť
Pútavé dekorácie a oblečenie
Registračný priestor je portálom k novým zážitkom a mal by byť v súlade s témou podujatia, aby zaujal prichádzajúcich hostí. Hostesky zohrávajú dôležitú úlohu, využite to a ich oblečenie prispôsobte firemným farbám alebo téme podujatia. Časy tradičných bielych blúzok a čiernych sukní, ktoré pripomínali odevy čašníčok sú už „out“. Ak je napríklad témou podujatia diskotéka, hostesky pokojne oblečte do trblietavých šiat, aby navodili náladu. Okrem správne doladeného outfitu, ktorý hostesky odlišuje od ostatných, nesmú zabudnúť na milý úsmev.
Aróma marketing
Vôňa je najdlhšie zapamäteteľný vnem, tak prečo s ním nepracovať aj pri evente. Aróma marketing je inovatívna technika, ktorá dodáva registračnej oblasti ďalší rozmer. Ak využijete vône na mieru, ktoré ladia s témou podujatia, môžete vytvoriť zážitok pre viacero zmyslov. Napríklad pre podujatie s kubánskou tematikou vyberte vône ananásu, kokosu a trstiny.
Osvetlenie
Psychológia osvetlenia je podstatným prvkom každého eventu a slúži na doladenie atmosféry. Je dôležité si uvedomiť, že farba svetla ovplyvňuje náladu a vnímanie hostí. Teplé a mäkké svetlo vytváraja útulný a bezpečný dojem. Naopak vysoký jas a studený tón dodává priestoru neosobnejší nádych. Neprežeňte to ani s prítmím, ktoré by mohlo v niektorých prípadoch pôsobiť uspávajúco. Avšak výber farebného tónu osvetlenia by mal korešpondovať s účelom podujatia. Ak je cieľom podujatia brainstorming alebo konferencia, udalosť pri ktorej účastník potrebuje vyššiu pozornosť, siahnite po chladnejších namodralých, alebo bielych tónoch. Tieto tóny však môžu pôsobiť rušivo v noci, vtedy siahnite po teplejšej palete. Teplé, červené a žltkasté tóny sú vhodné pri oddychovejších, uvoľnených a súkromnejších eventoch. Využite napríklad skutočné ohňové pochodne, svetelné reťazové závesy, či bodové osvetlenie. Pri technologických eventoch sa nebojte experimentovať s neónovými “hadmi” či farebným podsvietením nábytku. Registračná časť je prvým kontaktom, preto musí byť dostatočne osvetlená a pútavá pre prichádzajúcich hostí.
Rôznorodosť hostesiek
Krásne hostesky už tradične patria do priestoru, kde prebieha registrácia, dnes však dobre pôsobí rozmanitosť a inkluzívnosť. Napríklad pre slávnostný večer kozmetickej spoločnosti sa hodí mať pri registrácii mužský personál, ktorý sa bude starať o prichádzajúce dámy. Či už mužské, alebo ženské obsadenie v radoch hostesov a hostesiek, v oboch prípadoch úlohu zohráva upravenosť a informovanosť. S meniacimi sa spoločenskými normami je dôležité zabezpečiť, aby personál registrácie ladil s očakávaniami hostí.
Trendy v registračnej časti
Vyberajte si recyklovateľné materiály
Pri výbere materiálov na výzdobu registrácie podujatia sa zamerajte na používanie recyklovateľných možností. Tradičné dekorácie, ako sú balóny, sa už nepovažujú za ekologické. Namiesto toho využite udržateľné alternatívy, napríklad ľanové oblúky, rastliny v kvetináčoch, palmy či mach. Po skončení podujatia ich môžete ľahko recyklovať a opätovne použiť.
Využite digitálne nápisy
Namiesto tlačených plagátov, bannerov a roll upov využite digitálne riešenia. Zobrazte informácie o podujatí a pokyny pre hostí na digitálnych obrazovkách alebo projektoroch. Ide o moderný, prehľadný a hlavne ekologickejší spôsob, ako odprezentovať informácie, ktoré potrebujete.
Používajte šetrné osvetlenie
Vyberte si energeticky úsporné osvetlenie pre dekorácie. LED svetlá spotrebujú menej energie, majú dlhšiu životnosť a produkujú menej tepla v porovnaní s tradičnými možnosťami osvetlenia.
Minimalizujte položky na jedno použitie
Vyhnite sa používaniu jednorazových predmetov. Namiesto menoviek alebo odznakov použite šnúrky alebo biologicky rozložiteľné alternatívy.
Najčastejšie výzvy pri dizajne registračnej časti
Využite svet digitálnej registrácie
V dnešnej digitálnej ére by ste mali na podujatiach využívať online registračné platformy, ktoré ponúkajú pohodlie, rýchlosť a presnosť. Znižujú množstvo papierovania a šetria drahocenný čas.
Používanie vytlačených excelovských tabuliek na registráciu správu účastníkov a sledovanie ich príchodov sa síce stále často deje, ale patrí do minulosti. Nebojte sa využívať QR kódy a mobilné registrácie. Aplikácie vám umožňujú tiež získavať spätnú väzbu od účastníkov, zvyšujú ich angažovanosť a spokojnosť.
Prihlásiť sa k odberu noviniek
Nemusíte sa báť, pošleme vám newsletter maximálne 1x mesačne.